سرمایه سیستم / مقالات /

اصلاح حساب‌ها و تنظیم کاربرگ در مؤسسات خدماتی

(0 از 5)

بر مبنای فرض تعهدی، امروزه در حسابداری کلیه صورت‌ حساب‌هایی که در پایان دوره مالی تهیه می‌شوند، بر این اساس استوارند که تمام عملیات و فعالیت‌های مالی هرگاه واقع شوند، صرف نظر از اینکه وجه آن دریافت شده یا نشده باشند، آن رویداد مالی شناسایی و در دفاتر ثبت می‌شود.

 درآمد و هزینه زمانی که تحقق می یابند اعم از اینکه وجه دریافت و پرداخت شده یا نشده باشد، همچنین خرید و فروش دارایی در دوره‌ای که معامله انجام می‌شود، اعم از این که تماماً و یا قسمتی از آن پرداخت شده یا نشده باشد در مدارک حسابداری ثبت می‌شود. در نتیجه مانده برخی از حساب‌ها در دفتر کل و تراز آزمایشی با واقعیت مطابقت ندارد و نمی‌توانند میزان واقعی دارایی‌ها و بدهی‌ها و هزینه و درآمد‌ها را نشان دهند. بنابراین برای این‌که بتوان در پایان هر دوره مالی اطلاعات دقیق و کاملی برای استفاده کنندگان از صورت‌های مالی تهیه کرد، لازم است اصلاحات لازم پیش از تهیه صورت‌های مالی مذکور در برخی از حساب‌ها به عمل آید.

قبل از توضیح اقلام اصلاحی باید اشاره کرد که حساب‌های موجود در دفتر کل یک مؤسسه را از جهتی میتوان به سه دسته تقسیم کرد:

  1. حساب‌های دائمی

  2. حساب‌های موقت

  3. حساب‌های مخلوط

حساب‌های دائمی

به آن دسته از حساب‌هایی اطلاق می‌شود که مانده آن‌ها در پایان دوره مالی به سال بعد انتقال می‌یابند. انواع آن عبارت است از: حساب‌های تشکیل دهنده ترازنامه (دارایی، بدهی و سرمایه).

حساب‌های موقت

به آن دسته از حساب‌هایی اطلاق می‌شود که در یک دوره مالی ایجاد و در پایان همان دوره بسته می‌شوند و مانده آن‌ها به سال بعد انتقال نمی‌یابد، انواع آن عبارت است از اقلام تشکیل دهنده صورت سود و زیان و برداشت.

حساب‌های مخلوط (مختلط)

حساب‌های مخلوط یا مختلط آن گروه از حساب‌های دائمی و موقتی هستند که بخشی از آن‌ها به سود و زیان و بخش دیگر آن به ترازنامه مربوط می‌شود مثل پیش پرداخت‌های هزینه، پیش دریافت‌های درآمد و نظایر آن. به عنوان مثال ممکن است قسمتی از پیش پرداخت‌های هزینه در طول دوره مالی به هزینه تبدیل شود و بخشی از آن به عنوان پیش پرداخت (دارایی جاری) در مؤسسه باقی بماند.

تعدیلات در پایان دوره مالی و صدور سند اصلاحی

الف- تعدیل حساب‌های مخلوط (مختلط)

  1. تعدیل حساب دارایی‌هایی که مبلغی از آن‌ها در دوره مالی قطعاً هزینه شده (ملزومات و پیش پرداخت‌ها)
  2. تعدیل بدهی‌های جاری (پیش دریافت‌ها)

ب- ثبت هزینه‌ها و درآمد‌های واقع شده و ثبت نشده

ج- سایر تعدیلات و اصلاحات

تعدیل حساب‌های مخلوط (مختلط)

  1. ملزومات اداری

مؤسسات در زمان خرید ملزومات اداری می‌توانند کل مبلغ مربوط به آن را در حساب موجودی ملزومات ثبت کنند و در پایان دوره مالی با شمارش و ارزیابی میزان موجودی ملزومات، آن مقدار را که باید به حساب هزینه منظور شود، از حساب دارایی خارج می‌کنند.

  1. پیش پرداخت‌ها

در صورتی که بهای خرید خدمات (هزینه) و کالا که قرار است در آینده انجام پذیرد از قبل پرداخت شود، باید آن‌را به حساب پیش پرداخت محسوب کرد. پیش پرداخت‌ها به عنوان یک نوع دارایی در نظر گرفته می‌شوند؛ زیرا وجهی پرداخت شده که هنوز خدمت آن دریافت نشده است.

بابت ثبت ‌های اصلاحی پیش پرداخت‌ها، باید مبلغ منقضی شده (متعلق به آن دوره مالی بوده است) را محاسبه و از حساب دارایی (پیش پرداخت) خارج کرد؛ سپس آن را در حساب هزینه ثبت کرد.

  1. پیش دریافت‌های درآمد

اگر بهای خدمتی که قرار است در آینده انجام پذیرد از قبل دریافت شود آن‌را پیش دریافت محسوب می‌کنیم. از آن‌جایی که دریافت مبلغ قبل از ارائه کالا و یا خدمات، برای مؤسسه حکم تعهد در مقابل خریدار کالا یا خدمات را دارد در نتیجه حساب پیش دریافت درآمد جزء بدهی‌ها محسوب می‌شود.

بنابراین آن میزان از مبالغ دریافتی که در مقابلش خدمت انجام شده است درآمد قطعی تلقی می‌شود که باید از حساب بدهی (پیش دریافت) خارج و به حساب درآمد قطعی مؤسسه منظور شود.

ثبت هزینه‌ها و درآمدهای واقع شده و ثبت نشده (معوق)

  1. هزینه‌های واقع شده و ثبت نشده

منظور از هزینه های ثبت نشده، هزینه‌هایی است که تا پایان دوره مالی آن را محتمل شده‌ایم اما در دفاتر ثبت نشده‌اند، بنابراین در پایان دوره مالی، آن قسمت از خدمات انجام شده به حساب هزینه دوره مالی منظور می‌شود و از طرفی چون تاکنون مؤسسه، وجهی بابت آن پرداخت نکرده است پس به عنوان بدهی ثبت می‌شوند.

  1. درآمدهای واقع شده و ثبت نشده

منظور از درآمدهای ثبت نشده، درآمدهایی است که طی دوره مالی تحقق یافته اند ولی وجه آن دریافت نشده یا در دفاتر به ثبت نرسیده‌اند. مانند این‌که یک مؤسسه، قرارداد ارائه خدمت منعقد کند و دریافت وجه، منوط به اتمام کار باشد.

بنابراین در پایان دوره مالی از طرفی به عنوان درآمد دوره جاری، به حساب درآمد منظور می‌گردد و از طرفی به عنوان دارایی (طلب) نیز محسوب می‌شود.

پس از اینکه کلیه عملیات اصلاحی در دفتر روزنامه ثبت شد و نهایتاً این حسا‌بها به دفتر کل انتقال پیدا کرد، مجدداً از حساب‌های دفتر کل مانده‌گیری می‌شود که در واقع مانده‌های مزبور، مانده‌های واقعی و قابل قبول خواهد بود و از مانده‌های مذکور، تراز آزمایشی جدیدی تهیه می‌شود که به آن تراز آزمایشی اصلاح شده می‌گویند. این تراز آزمایشی، مبنای تهیه صورت‌های مالی است.

معمولا حسابداران در پایان دوره مالی و قبل از انجام عملیات اصلاحی، اقدام به تهیه فرمی تحت عنوان کاربرگ می‌کنند که این فرم، سند رسمی نیست بلکه تنها پیش نویسی برای جمع‌آوری و اصلاح اطلاعات مربوط به تهیه صورت‌های مالی و بستن حساب‌هاست.

کاربرگ دارای ستون‌های متعددی است که بنابر میزان و نحوه فعالیت واحد تجاری ممکن است این ستون‌ها کم یا زیاد باشد اما حداقل ستون‌های ممکن در کاربرگ 8 ستون است. در اینجا به شرح کاربرگ 10 ستونی میپردازیم.

عنوان کاربرگ

عنوان کاربرگ مانند سایر صورت حساب‌ها، دارای سه سطر است: سطر اول شامل نام مؤسسه، سطر دوم عنوان صورت حساب (کاربرگ) و سطر سوم تاریخی که نمایانگر یک دوره مالی است.

کاربرگ

کاربرگ

نمونه کاربرگ

نحوه اصلاح اشتباهات در طول دوره مالی

در طول دوره مالی امکان دارد اشتباهاتی توسط حسابدار رخ دهد که آن‌را می‌توانیم به دو بخش تقسیم نمائیم:

  1. تشخیص اشتباه در ثبت روزنامه قبل از انتقال به دفتر کل

در صورتی که در ثبت روزنامه اشتباهی رخ داده باشد و هنوز در دفتر کل منتقل نشده باشد تنها می‌توان روی نام حساب یا مبلغ اشتباه را با خودکار قرمز خط کشید و نام حساب یا مبلغ صحیح را نوشت.

  1. تشخیص اشتباه در ثبت روزنامه پس از انتقال به دفتر کل

 در صورتی که در ثبت در دفتر روزنامه اشتباهی رخ داده باشد و پس از انتقال به دفتر کل حسابدار متوجه اشتباه خود شود آرتیکل اصلاحی ثبت می‌کند. به این صورت که اشتباه را معکوس میکند و در عوض حساب صحیح را جایگزین می‌کند تا مانده هر دو حساب به مانده صحیح خود برسد.