سرمایه سیستم / مقالات /

چگونه دفاتر، اسناد و مدارک حسابداری و وقایع مالی را ثبت و نگهداری کنیم!

(0 از 5)

سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و رویدادهای مالی در حسابهای بدهکار و بستانکار ثبت و تجزیه تحلیل می شود اما برای نوشتن این اسناد قوانین و مقرراتی وجود دارد.

آئین نامه مربوط به روشهای نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک حسابداری و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورتهای مالی نهایی موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 1380/12/27 قانون مالیاتهای مستقیم.

کلیات:

ماده 1: مقررات این آئین نامه شامل مؤدیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 1366/12/3 و اصلاحیه های بعدی آن ترازنامه و صورت سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود و زیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می نمایند.

تبصره- مؤدیان در انتخاب یکی از رویه های حسابداری براساس اصول پذیرفته شده حسابداری مجازند و در سالهای بعد باید همان رویه را اعمال نمایند. در صورتی که به جهات مشخصی تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه را بر صورتهای مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه پیوست اظهارنامه به اداره امور مالیاتی تسلیم نمایند.

قوانین نگهداری دفاتر حسابداری

مشخصات دفاتر قانونی

دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از ثبت هر گونه عملیات حسابداری در آن‌ها دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاء، پلمپ و ثبت گردیده و به فارسی و با خودنویس یا خودکار تحریر شده باشد.

تبصره 1- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

تبصره 2_ از پلمپ خارج شدن یکی از دفاتر روزنامه یا کل موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود. مشروط بر اینکه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالیاتی، اقدام به پلمپ مجدد دفتر مذکور شود یا پس از بستن ذیل آخرین ثبت دفتر قبلی ادامه فعالیت در دفتر پلمپ شده دیگر ثبت گردد.

تبصره 3- ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

ماده 3) مؤدیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضاء، پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال به علت تمام شدن دفاتر حسابداری نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 آئین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر حسابداری جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مؤخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.

ماده 4) دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سایر رویدادها و عملیات مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می نمایند.

ماده 5) دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می‌شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه‌ی حسابداری از آن امکان پذیر باشد.

ماده 6) دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستونهایی برای سر فصل حسابهای متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند.

ماده 7) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستونهایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوریکه در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مؤدی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد.

سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب

ماده 8) در حسابداری دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل بر حسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارتهای حساب دفتر اعم از اینکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است.

ماده 9) سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می‌شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می‌باشد.

ماده 10) مدارک حساب در حسابداری مستنداتی هستند که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آن‌ها تنظیم و تحریر می‌گردد.

روش تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

ماده 11) مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) و خرید و فروشدارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات آئین نامه حسب مورد دفتار مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حسابها از ماشین های الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.

تبصره- در خصوص اشخاص حقوقی و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 قانون مالیاتهای مستقیم، اشتباهات حسابداری در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 2) مؤدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل میتوانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آنرا نیز در ستون مزبور درج نمایند. اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک که در حدود متعارف متکی به اسناد و مدارک است می بایست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران تشخیص مالیات قابل استفاده باشد نگهداری گردد.

ماده 13) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هر گاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار مؤسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوطه شود فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیئت 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 66/12/3 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف 30 روز دفاتر جدید امضاء، پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر حسابداری جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.

ماده 14) کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداری دفاتر روزنامه و کل که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، حداکثر تا 4 ماه پس از سال مالیاتی و در غیر این صورت کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی شعبه یا شعب خود را ظرف مهلت سی روز از تاریخ وقوع در دفتر روزنامه مرکز ثبت کنند.

ماده 16) امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های 3 و 4 ماده 13 این آئین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفاتر مشاغل و ماده 14 این آئین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده 17) مؤدیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند، موظفند خلاصه عملیات داده شضده به ماشین های الکترونیکی طی هر ماه را تحت سر فصل های دفتر کل حداکثر تا پایان ماه بعد در دفاتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت نمایند. علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید دستور العمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مؤدیان مذکور مکلفند هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.