سرمایه سیستم / مقالات /

آشنایی با مفهوم مرکز هزینه در حسابداری

(3 از 5)

مرکز هزینه بخشهایی از یک سازمان می باشند که در آن هزینه می شود. یک مرکز هزینه می تواند هر بخش و یا عملکردی از سازمان باشد. در یک کسب و کار تولیدی تمام کارخانه، یک قسمت از آن یا یک سطح خاص از پروسه ی تولید بوده و در کسب و کارهای خدماتی می تواند یک فروشگاه، یا تعدادی از شعبات در یک ناحیه باشد.

قبل از ورود به بحث و ارائه تعریفی از مفهوم مرکز هزینه برای رسیدن به درک دقیقی از آن در یک سیستم یا برنامه حسابداری در ابتدا باید به تعریف هزینه پرداخت 

هزینه چیست؟

در تعاریف عرف هزینه در مقابل درآمد قرار می گیرد و مجموع مخارجی ست که یک کسب و کار اقتصادی در جریان فعالیت های تجاری خود با هدف کسب درآمد متحمل می شود. بنگاههای اقتصادی برای به حداکثر رساندن سود خود باید بدون تنزل در میزان درآمد در راستای کاهش میزان هزینه ها گام بردارند. هزینه ها شامل مواردی از این دست می باشد: دستمزد کارکنان، هزینه قبوض آب و برق، هزینه بازاریابی و فروش محصول، درج آگهی های تبلیغاتی، هزینه استهلاک تجهیزات و ملزومات اداری، هزینه استهلاک ساختمان یا بنای بنگاه اقتصادی و غیره. هزینه یکی از فاکتورهای کلیدی در عملیات بنگاههای اقتصادی می باشد بنابراین حسابداران تلاش میکنند با استفاده از یک برنامه حسابداری دقیق در جهت حفظ سرمایه سیستم و افزایش آن گام بردارند.

برای شناخت تفاوت درآمد و هزینه باید دقت شود که هر جریان ورودی لزوما درآمد نیست و برعکس تمام خروجی های مالی بنگاه اقتصادی را نیز نمی توان مصداقی از هزینه به شمار آورد. برای مثال وام بانکی جریان ورودی نقد به بنگاه می باشد اما کسب درآمد محسوب نمی شود یا هزینه خرید ساختمان برای کسب و کار در واقع هزینه نیست نوعی تغییر شکل دارایی از نقدی به ملکی می باشد. همچنین واریز بدهی های بنگاه اقتصادی و پرداخت طلب بستانکاران طرف قرارداد و یا شرکای تجاری در زمره هزینه ها قرار نمی گیرد.

مرکز هزینه

 

هزینه خود به دو نوع قابل تفکیک است هزینه های آشکار و هزینه های پنهان.

الف) هزینه های آشکار

هزینه های آشکار مواردی است که برای آن پول پرداخت میکنید تا کسب و کار خود را پیش ببرید. برای مثال اگر شما صاحب کارگاهی با 10 نفر کارگر باشید هزینه ی آشکار شما شامل حقوقی ست که ماهیانه یا بصورت روزمزدی به کارگران خود پرداخت میکنید. (با فرض اینکه هیچ هزینه دیگری اعم از تجهیزات و غیره را متحمل نشوید)

ب) هزینه های پنهان

هزینه پنهان ملزوماتی ست که شما مالک آن هستید و برای آن پولی پرداخت نمیکند ولی میزانی از درآمد بالقوه خود را برای داشتن آن از دست میدهید. در مثال کارگاه تولیدی اگر شما صاحب ملک باشید اجاره بهایی پرداخت نمیکنید اما امکان اجاره دادن آن ملک را نیز از دست میدهید و بدین ترتیب اجاره بهای ملک به نوعی درآمد از دست رفته شما محسوب می شود.

حسابداران در برنامه حسابداری خود تنها هزینه های آشکار را در نظر میگیرند اما بررسی همزمان هزینه های آشکار و پنهان موضوع علم اقتصاد است.

نرم افزار حسابداری سرمایه به گونه ای طراحی شده که کاربر می تواند به راحتی هزینه های خود را ثبت و مدیریت کند.

هزینه های ثابت و متغیر

هزینه های ثابت هزینه هایی هستند که همواره دارای مقدار مشخصی بوده و در جریان نوسانات بازار و فروش محصول قرار نمیگیرند برای مثال صاحب کارگاه تولیدی ما هر چقدر محصول تولید کند باید دستمزد کارگران یا اجاره بها را در موعد مقرر پرداخت نماید. این مخارج معمولا از سرمایه سیستم هزینه می شود. اما هزینه های متغیر هزینه هایی هستند که در جریان نوسانات بازار قرار می گیرند. این هزینه ها با میزان تولیدات کارگاه مستقیما در ارتباط هستند برای مثال اگر کارگاه مذکور کارگاه تولید ظروف یکبار مصرف باشد بسته به میزان تولید محصول هزینه های متغیر دارای نوسان خواهد بود.

مرکز هزینه

مرکز هزینه

 

فرض کنید حسابدار کارگاه تولیدی ما بخواهد بخش هایی را که دارای بار مالی هستند شناسایی کند. برای این کار باید حساب دقیق تمام بخش های کارگاه را وارد نرم افزار حسابداری کرده و به بررسی آنها بپردازد. به این بخش ها مرکز هزینه گفته می شود. به عبارت دیگر مرکز هزینه بخشهایی از یک سازمان می باشند که در آن هزینه می شود. یک مرکز هزینه می تواند هر بخش و یا عملکردی از سازمان باشد. در یک کسب و کار تولیدی تمام کارخانه، یک قسمت از آن یا یک سطح خاص از پروسه ی تولید بوده و در کسب و کارهای خدماتی می تواند یک فروشگاه، یا تعدادی از شعبات در یک ناحیه باشد.

معمولا مرکز هزینه همان مراکز تولید هستند که هر کدام ممکن است خود دارای زیر مجموعه های دیگری نیز باشد که چند مرکز هزینه دیگر را نیز در برمیگیرد. مثلا مرحله ای از تولید یا بخشی از خط تولید و یا حتی ماشین آلات خاص یک بخش که زیر مجموعه ی یک دایره تولید هستند هر کدام خود به تنهایی می تواند یک مرکز هزینه به شمار آید. دریک برنامه حسابداری جامع هر چقدر مراکز هزینه بیشتری وجود داشته باشد حسابدار می تواند کنترل بیشتری روی هزینه های بنگاه اقتصادی داشته باشد.

در نرم افزار حسابداری سرمایه میتوان مراکز هزینه را به تفصیل مورد محاسبه و بررسی قرار داد.

با تحلیل و بررسی هزینه ها برنامه حسابداری قادر خواهد بود مدیریت مرکز هزینه را در زمینه هزینه های خرج شده و هزینه های سرمایه گذاری شده در بازه های زمانی یک ماهه، سه ماهه، نیم سال و یا یک سال مالی به عهده بگیرد.

این اطلاعات در برنامه حسابداری ثبت شده و به حسابدار کمک میکند:

  • برای آینده برنامه ریزی کند. برای مثال با استفاده از هزینه های واقعی قادر خواهد بود هزینه های سال آینده را پیش بینی کند.
  • در تصمیم گیری ها به حسابدار کمک میکند. برای مثال با مقایسه هزینه محصولات تولیدی مختلف و یا سرویس های ارائه شده ی متفاوت از طرف شرکت.
  • به کنترل هزینه ها منجر می شود. برای مثال با مقایسه ی هزینه های واقعی با بودجه قادر خواهد بود در جهت کاهش هزینه ها گام بردارد.

اطلاعات یک مرکز هزینه از کجا بدست می آید؟

منابع اطلاعاتی برای تحلیل هزینه ها شامل موارد زیر است:

  • سفارشات خریدهای آتی و صورتحساب های خریدهای پیشین برای مواد اولیه و مصارف جاری
  • برنامه زمانی پرداخت دستمزد نیروی کار
  • رسید های نقدی و قبوض برای هزینه های جاری

میزان مبالغی که منجر به صرف هزینه می شود در مرکز هزینه مورد بررسی و تجزیه تحلیل قرار می گیرد. دیاگرام زیر نشان میدهد این پروسه چگونه میسر می شود. یک سیاست مالی ثابت باید با جزئیات نشان دهد کدام هزینه ها در مرکز هزینه ضروری ست.

مرکز هزینه

اما مراکز هزینه باید دارای چه شاخص هایی باشد تا مدیر مالی یا حسابدار بتواند با بررسی آن سرمایه را کنترل نماید و اساسا چه پارامترهایی نیاز است تا بتوان یک بخش کارگاه و یا کسب و کار اقتصادی را مرکز هزینه نامید؟

مراکز هزینه در بنگاههای اقتصادی معمولا در سه دسته ی واحدهای تولیدی، خدماتی و اداری طبقه بندی می شوند.

  • واحدهای تولیدی

واحدهایی هستند که در ساخت و تولید محصول و یا ارائه ی خدمت مستقیما نقش دارند و تمام فعالیت های تولیدی یا خدماتی کارگاه در این بخش ها صورت می گیرد.

  • واحدهای خدماتی

این واحدها در واقع مراکز خدمت رسان و پشتیبان هستند و به طور مستقیم در ساخت محصول دخیل نبوده اما به واحدهای دیگر که می توانند تولیدی و یا غیر تولیدی باشند خدمات ارائه میدهند.

  • واحدهای اداری

واحدهای تشکیلاتی یک کسب و کار هستند که وظیفه رسیدگی به امور ستادی و مدیریتی بنگاه اقتصادی را بر عهده دارند.

در نگاه کلی میتوان مرکز هزینه را یک مخزن دانست که تمام هزینه های کسب و کار به آن سر ریز میکند. و حسابدار برای رسیدن به یک برنامه حسابداری جامع ناگزیر از بررسی همه جانبه این مراکز است.

برای آشنایی بیشتر با این مفهوم و محاسبه آن در نرم افزار حسابداری می توان به صفحه آموزش مراجعه کرد.